Die Zeit zwischen dem Abschluss des Arbeitsvertrages und dem ersten Arbeitstag ist für Unternehmen besonders ausschlaggebend, um neue Mitarbeiter von sich zu überzeugen und von einer frühzeitigen Kündigung abzuhalten.
Die „Haufe Onboarding-Umfrage“ von 2020 zeigte, dass 30% der befragten Unternehmen von dieser sogenannten Frühfluktuation betroffen sind. Um dem entgegenzuwirken, ist es wichtig, neuen Mitarbeitern das Gefühl zu geben, die richtige Entscheidung getroffen zu haben. Aber was kann ein effektiver Preboarding Prozess dazu beitragen, Sicherheit zu vermitteln und wie sollte dieser gestaltet sein?
Preboarding – was ist das eigentlich?
Ein neuer Job bringt viele Herausforderungen und vor allem Ungewissheit mit sich – es ist meist noch unklar, wie der erste Arbeitstag konkret aussieht, welche neuen Aufgaben und Kolleg*innen warten und schlussendlich, ob der Arbeitsplatz wirklich die richtige Wahl war.
Das führt nicht nur zu Zweifeln und einer möglichen frühzeitigen Kündigung auf der Seite der neuen Mitarbeitenden, sondern auch für das Unternehmen entstehen zusätzliche Kosten der Einarbeitung und eine vorerst geringere Produktivität, bis sich der Mitarbeitende in sein neues Umfeld eingefunden hat.
Eine Umfrage von 2018, die über 2700 Teilnehmer über das Softgarden E-Recruitingsystem befragte, zeigte, dass einige Faktoren in der Zeit zwischen dem Vertragsabschluss und dem Arbeitsantritt besonders ausschlaggebend sind. Zentrale Veranstaltungen zur Orientierung sowie der Kontakt zum Vorgesetzten und auch zu den Kollegen, z.B. durch Teammeetings, sind wichtig, um eventuelle Fragen zu klären und Klarheit zu schaffen.
Zudem lieferten die Ergebnisse auch einige wichtige Erkenntnisse zum Onboarding Prozess von Mitarbeitern, der also nach dem Arbeitsantritt stattfindet: die Arbeitsatmosphäre und das Verhalten von Vorgesetzten und Kollegen sind die bedeutendsten Faktoren für eine Kündigung während der Probezeit. Es ist also von Vorteil, neue Mitarbeitende von Anfang an in das Team zu integrieren, gezielt Ansprechpartner festzulegen und sowohl vor als auch nach dem Arbeitsantritt für ein Kennenlernen der Kolleg*innen zu sorgen.
Ein weiterer wichtiger Faktor für eine frühzeitige Kündigung sind falsche Erwartungen, die der neue Mitarbeitende in Bezug auf die Arbeitsaufgaben und -inhalte sowie auf den gesamten Arbeitsalltag mitbringt. Dazu kann es kommen, wenn die Stellenausschreibung nicht klar genug aufzeigt, welche Tätigkeiten in der neuen Stelle anfallen. Durch ein effizientes Preboarding werden dem neuen Mitarbeitenden zudem bereits vor dem ersten Arbeitstag alle notwendigen Informationen bereitgestellt, um das Team, den Arbeitsalltag und die Geschäftsführer besser kennenzulernen. Das erleichtert den Eingewöhnungsprozess.
Aber was genau macht einen Preboarding Prozess nun effizient?
Ziel ist es, ein umfassendes Bild des Unternehmens in möglichst kleinen, verständlichen Lerneinheiten zu vermitteln, die Spaß machen und somit die Lust auf die neue Arbeitsstelle steigern. Deshalb eignet sich das sogenannte „Microlearing“ optimal, um den Preboarding Prozess zu gestalten. Denkbar sind dabei verschiedenste Elemente, wie z.B. eine 3D Bürobegehung, ein Flipchart mit einer kurzen Vorstellung jedes Teammitglieds oder auch ein kurzes Videointerview mit dem CEO. Das hat zudem den Vorteil einer positiven Unternehmensrepräsentation, die dem „Employer Branding“ zugutekommt. Unternehmensspezifische Systeme, wie z.B. OKRs, oder wichtige „Core Values“, können den Mitarbeitenden so von Anfang an nähergebracht werden. Auch der zwischenmenschliche Aspekt spielt dabei eine große Rolle – die Ungewissheit und Aufregung, die wahrscheinlich jeden Menschen vor dem Antritt einer neuen Stelle umtreibt, kann durch ein frühzeitiges Kennenlernen gedämpft werden. Die Mitarbeitenden fühlen sich dadurch aufgehoben, gut vorbereitet und starten somit schneller in ihre Arbeitsaufgaben.
Außerdem ist Microlearning besonders effizient, da es am „Point of Need“ ansetzt und somit relevantes Wissen unkompliziert vermittelt. Angewendet werden kann diese Methode auf Themen aller Art, egal ob Alltagsfragen oder ein tiefgründiger Sachverhalt. Ebenso vielfältig sind die Darstellungsformen: ob Video, Podcast, Text oder Comic, prinzipiell ist alles möglich – je kreativer, desto besser!
Micro Learning durch User Generated Content
Bei der Erstellung dieser kurzen Lerneinheiten für das Preboarding ist es sinnvoll, Ihre bestehenden Mitarbeiter und somit die Lernenden selbst mit einzubeziehen.
Das bezeichnet man dann als User Generated Content – die relevanten Inhalte werden so aufbereitet, wie die Mitarbeitenden selbst sie am besten gelernt und verstanden haben. Um mehr zum Thema User Generated Content zu erfahren, können Sie in unserem kostenlosen Whitepaper nachlesen!
Besonders effizient wird das Preboarding durch digitale Lerneinheiten – das spart Zeit und Geld, denn die Sequenzen werden einmalig erstellt und Ihre bestehenden Mitarbeitenden müssen die Schulungen nicht ständig wiederholen.
Natürlich müssen die Mitarbeitenden auch gefördert werden, um ihr Wissen in diese kurzen Lerneinheiten verpacken zu können. Ein gutes und intuitives Autorentool ist dabei das A und O – Articulate 360 oder auch Vyond sind empfehlenswert, um für Spaß, Motivation und eine steile Lernkurve zu sorgen. Ihre Mitarbeitenden können mit Hilfe dieser Tools schnell und einfach Inhalte erstellen, ohne eine großartige Einarbeitung. Diese digitalen Lerninhalte haben einen besonders hohen Mehrwert, da sie bei einmaligem Arbeitsaufwand Ihrer Mitarbeitenden in jedem Preboarding Prozess erneut eingesetzt werden können. Zudem hat Rise 360 (Bestandteil der Articulate 360 Suite) den Vorteil, dass der Zugriff auf die Inhalte durch einen Link ermöglicht wird. Das bedeutet, Sie können die Kurse schon mit Ihren Mitarbeitenden teilen, bevor diese überhaupt offiziell bei Ihnen eingestellt und im System angelegt sind. Es ist also kein Onboarding in interne Systeme notwendig, wodurch gleichzeitig der Datenschutz gewahrt wird – Sie als Unternehmen teilen über den Rise-Kurs nur die Inhalte, die Sie auch wirklich zugänglich machen wollen. Das Programm eignet sich also gerade für den Onboardingprozess ideal.
Außerdem haben Rise-Kurse den Vorteil, dass sie voll responsiv über das Mobiltelefon abrufbar sind – die Lerneinheiten lassen sich somit optimal in den Alltag integrieren, z.B. im Bus, auf einer längeren Zugfahrt oder im Wartezimmer beim Arzt.
Wenn Sie Fragen zu diesem Thema oder generell zum Einsatz von eLearning im Pre-/Onboarding haben: kontaktieren Sie uns unter info@interlake.net
